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jueves, 30 de junio de 2011

Tomar medidas emprendedoras

Para ponerse en régimen

En varias ocasiones hemos hablado de la necesidad de tomar métricas o medidas que permitan determinar el cumplimiento de nuestros objetivos, el buen funcionamiento de la empresa, los costos, entre otros. Hoy, le dedicaremos el artículo precisamente a formular unas preguntas o plantillas que pueden ser muy útiles para los emprendedores (en otro, hablaremos sobre las necesarias para las pymes), así, los emprendedores que van comenzando, necesitan tomar tres grandes métricas de medición:

1.- Horas consumidas: Normalmente un emprendedor empieza con menos de 4 empleados, por lo cual, se emplea un nivel de informalidad alto. No se utilizan tablas de horarios, para evitar el pago de horas extras (que el emprendimiento no está en capacidad de pagar) a pesar de ser común y necesarias las mismas, por ello, es imprescindible contar con un personal dispuesto a dar lo mejor de sí, para lograr sacar adelante la iniciativa empresarial comenzada. Sin embargo, no medir las horas trabajadas, no nos permite tampoco saber cuáles fueron las más productivas y cuales las menos útiles, o el costo de tiempo real de un ingreso por ventas.


Por ello, le recomiendo tome una tabla de horas trabajadas, si quiere, hágala usted mismo, si es posible, compre un dispositivo de control biométrico de entradas, pero en caso de no poderlo costear, use una tabla con los siguientes elementos: Nombre del empleado (debe incluirse ud en dicha tabla), hora de llegada, hora de salida, tiempo libre (es descontar el tiempo usado para almorzar, prender los equipos, cambiarse el uniforme, conversar entre los compañeros, etc) y la actividad del día (a nivel de emprendedores, normalmente el chofer termina siendo igualmente el mecánico, vigilante, administrador de inventarios, entre otros, o el vendedor, igualmente termina siendo al mismo tiempo el cobrador, atención al público, compras, etc; por ello, es menester colocar las actividades del día). Haga esta tabla para todos los días de trabajo, e incluso, empléela en días de no trabajo formal, pero que desarrolle reuniones con clientes o proveedores, o revisando cifras y planificando las actividades, para medir el tiempo que emplea en el trabajo y para el trabajo. Se dice que hoy en día el trabajo no es un lugar sino una función, y esto es una regla en el emprendimiento.

2.- Costos mensuales: En esta debes colocar no sólo lo relativo a la materia prima y demás elementos de producción, sino que debes incluir los costos de servicios, como telefonía, internet, energía eléctrica, papel, tinta, facturas consumidas, tarjetas de presentación entregadas, bolsas usadas, costos de telefonía celular (si usas la misma cuenta celular para el negocio que la personal, busca un promedio de consumo de los tres meses anteriores al inicio del emprendimiento y lo restas de los montos siguientes, eso te da una diferencia, que es el costo adicional), salarios, intereses, etc. Es importante tener un control mensual de esto, sin embargo, en los servicios que lleguen sus facturas luego de cinco o diez días de culminado el mes, debes sumarlo al anterior (es decir, deja un espacio en blanco para sumar esos servicios causados en el mes anterior y no en el presente).

3.- Ventas, Distribución y Pagos: Haz una lista (casi todos los software actuales de administración traen informes automatizados para esto, por ende, hazlo, sólo en caso de desconocer el funcionamiento de tu software –pide ayuda- o en caso de no usar software aún), con las ventas del día (no las atribuyas a alguien específico, salvo que pagues un porcentaje de ellas), las fechas de pagos de las facturas por cliente (en caso de usar crédito, esto debes llevarlo mensualmente y agregar las facturas que aun no se han pagado de los meses anteriores, y estas sí debes asignarlas –los cobros- a alguien específico, que normalmente, en los emprendimientos son el mismo vendedor o el administrador), haz una tabla de consumo de movilidad, es decir, kilometrajes y gasolina por día, siempre y cuando, el día sea de visitas o distribución de productos. Igualmente, es útil, medir el tiempo de tardanza promedio de esos recorridos.

Con las mediciones anteriores, llevadas de forma correcta, en menos de tres meses, tendrás una fuente inmejorable que permitirá medir la salud de tu emprendimiento y descubrir los actos que ayuda a mejorarla o no. El comienzo no es fácil, pero si no dejas rastros de tus pasos, el final será peor y más rápido de lo que esperas. El nombre del juego es: constancia.

Fernando Fuentes Pinzón
Twitter: @emprendovzla


1 comentarios:

im_reina.s dijo...

Aplicarlo tambien en la vida cotidiana

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